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Quick Wins-Themenreihe Teil 2: Was du bereits vor dem Intranet-Relaunch beachten solltest

von Jan Gebauer

Mit unseren Quick Wins kannst du schon vor dem Relaunch an vielen Stellschrauben deines digitalen Marketings drehen. Im ersten Teil unserer Themenreihe hast du erfahren, wie du schon in der Prelaunch-Phase deines Website-Updates signifikante Verbesserungen erreichen kannst. Im zweiten Teil der Quick Wins schauen wir uns an, welche Maßnahmen du ergreifen kannst, um vor dem Intranet-Relaunch bereits optimal gewappnet zu sein.

1. Behandel dein Intranet wie eine Website

Klar, in der Praxis verbringst du im Intranet weniger Zeit mit perfekt platzierten Kommas und schönen Formulierungen. Bei den Inhalten im Intranet kommt es schließlich in erster Linie auf Relevanz, inhaltlicher Korrektheit und Aktualität an. Ein professionelles Intranet ist aber letztlich auch eine Website, die du sorgsam pflegen solltest – mit einer klaren Zielgruppe, nämlich deinen Kollegen. Vergiss dabei nicht, im Vorfeld in die „Auffindbarkeit“ zu investieren. Eine gute Navigation und eine gute Suchfunktion können in einem Intranet noch wichtiger sein als auf einer Website. Intranet-Nutzer starten fast immer auf der „Home“-Startseite, denn im Gegensatz zu Websites, die Besucher über eine Suchmaschine finden, ist das der einzige bzw. erste „Zugang“. Darum solltest du gerade im Vorfeld einen klaren Plan erarbeiten, was hier zukünftig abgebildet werden soll.

2. Wer kümmert sich um was?

Wir erleben es leider sehr oft beim Relaunch eines Intranets, dass im Vorfeld nicht genau definiert wurde, wer für welchen Bereich zuständig ist. Darum ist es wichtig, Zuständigkeiten oder Materialzulieferer im Vorfeld klar und umfassend abzustecken. Mit einem realistischen Zeitplan – wer liefert, wann, was – sorgst du nicht nur für einen reibungslosen Ablauf, sondern behältst den Überblick und gibst deinen Mitarbeitern eine Übersicht an die Hand, an der sie sich orientieren können. Ansprechpartner oder zuständige Abteilungen können im späteren Intranet auch mit einem Ansprechpartnermodul eingebunden werden. Gerade neue Mitarbeiter werden hiermit optimal abgeholt.

3. Mitarbeiterideen nutzen

Die Planung eines Intranet-Relaunchs kann eine ganz schöne Herausforderung sein, insbesondere im Hinblick darauf, dass ein gutes Intranet eine Identifizierungsmöglichkeit und gefühlte Heimat für deine Mitarbeiter bieten soll. Nutze daher eines der größten Potentiale, dass du in deiner Firma hast: die Kreativität deiner Mitarbeiter! Beziehe die Kollegen so früh wie möglich in den Relaunch mit ein und frage nach ihren Bedürfnissen. Und gib den Kollegen gleichzeitig die Werkzeuge an die Hand, die sie brauchen, um ihre Ideen einzubringen: ein Diskussionsforum, eine Ideenbox oder lade Freitagnachmittag mit Kaltgetränken zu einem gemütlichen Brainstorming mit Flipcharts und Co. ein. Dabei solltest du immer im Hinterkopf behalten: Der Erfolg deines Intranets steht und fällt mit der Akzeptanz deiner Mitarbeiter!

7 Quick Wins Intranet

4. Setze auf das Visuelle

Instagram, Snapchat und Pinterest werden immer beliebter, aus einem einfachen Grund: Die Menschen reagieren auf das Visuelle. In der Tat zeigen Studien, dass sich nur 10 % der Menschen daran erinnern, was sie hören - und 20 %, was sie lesen – aber 80 % der Menschen daran erinnern, was sie sehen und tun. Ein Bild kann im Idealfall 1.000 Worte wert sein. Brich deine Kommunikation mit visuellen Hilfsmitteln auf: Fotos, Bilder, Karten, Grafiken, Zeichnungen, Diagramme. Bringe Farbe ins Spiel. Das goldene Verhältnis von Bild zu Text ist 1 Bild pro 100 Wörter für Standardinhalte.

5. Infografiken

Gehe mit deiner eigenen internen Infografik noch einen Schritt weiter. Wenn du Zugriff auf Statistiken, Daten, Analysen oder auch nur ein eher „trockenes“ Thema hast, das du zum Leben erwecken willst, kann eine Infografik Informationen in verdauliche „Brocken“ umwandeln, die eher eine Wirkung haben.

6. Gamifizierung

Eine Tatsache ist nicht zu leugnen: Manchmal können interne Ankündigungen und Kommunikationen ganz schön trocken sein. Warum also nicht spaßige Elemente in deinen internen Kommunikationsprozess einbringen? Die sogenannte „Gamification“ ist ein brandaktuelles Thema im Marketing und hat sich sowohl intern als auch extern bewährt. Denke zum Beispiel an eine Rangliste, einen Wettbewerb oder eine Umfrage. Stelle diese Optionen deinen Mitarbeitern zur Verfügung, um Inhalte zu erstellen oder um Vorlieben oder Freigaben zu ermitteln. Oder du führst ein Spielelement in deinen Trainings- und Einarbeitungsprozess ein und testest so deine Mitarbeiter auf neues Wissen.

7. Vergiss nicht die Welt um dich herum

APIs erleichtern dir die Wiederveröffentlichung von Inhalten aus anderen Quellen in deinem Intranet. Zum Beispiel ein Twitter-Feed mit dem Hashtag deiner Organisation oder relevante Tweets einiger deiner Kollegen. Dasselbe gilt für das, was in der Presse über dein Unternehmen gesagt wird. Ein Überblick über dein Unternehmen in den Nachrichten – vorzugsweise mit der Möglichkeit, unter jedem Punkt zu antworten – bringt die Außenwelt nach innen. Das macht es selbst den fleißigsten Nabelschauern unter deinen Kollegen schwer, „externe Faktoren“ zu ignorieren. Die Reaktionen geben den Kontext zu den fraglichen Informationen wieder: Je mehr Reaktionen, desto relevanter der Inhalt.

Fazit

Ein gutes Intranet sollte vorhandene Strukturen stützen und ergänzen und somit einen wertvollen sowie unabdingbaren Kommunikationskanal darstellen. Der Relaunch kann bereits durch verschiedene Maßnahmen optimal vorbereitet werden. Dein Intranet benötigt frischen Wind? Wir beraten dich gerne unverbindlich.

Tags: Digital Marketing, Internet