Effizienz steigern und Kosten senken – das sind die zentralen Herausforderungen für Marketing- und Vertriebsteams in einem zunehmend digitalen und wettbewerbsintensiven Umfeld. Marketing- und Vertriebsautomatisierung (auch: Marketing und Sales Automation) bieten hier enorme Potenziale: Sie automatisieren repetitive Aufgaben, steuern externe sowie interne Kommunikation, optimieren Prozesse und helfen so, operative Kosten deutlich zu reduzieren, ohne die Kundenansprache zu vernachlässigen.
Doch was genau verbirgt sich hinter Marketing- und Vertriebsautomatisierung? Wer profitiert davon? Und welche Stolpersteine gilt es bei der Einführung zu beachten?
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit modernen Automatisierungslösungen Ihre Kosten nachhaltig senken und Ihre Marketing- und Vertriebsarbeit optimieren.
Inhalt
- Was sind Marketing- und Vertriebsautomatisierung?
- Wie senken Marketing- und Vertriebsautomatisierung Ihre Betriebskosten?
- Für wen sind Marketing- und Vertriebsautomatisierung geeignet?
- Was gilt es bei der Implementierung zu beachten?
- Fazit
Was sind Marketing- und Vertriebsautomatisierung?
„Das Institut für Sales- und Marketing Automation definiert Marketing- und Sales-Automation als die IT-unterstützte Ausführung wiederkehrender […] Aufgaben mit dem Ziel, die Effizienz der […] Prozesse sowie die Effektivität von Marketing- und Verkaufsentscheidungen in diesen Bereichen zu steigern.“ (ISFMA)
Marketing Automation bezeichnet also den Einsatz von Softwarelösungen zur Automatisierung von Marketingprozessen – von der Lead-Generierung und Kampagnensteuerung bis hin zur personalisierten Kundenkommunikation über diverse Kanäle. Sales Automation knüpft hier an und automatisiert Aufgaben im Vertrieb wie Lead-Qualifizierung, Follow-ups oder Angebotsmanagement.
Das Ziel ist es, manuelle Arbeiten zu minimieren, Prozesse zu standardisieren und eine personalisierte Ansprache zu ermöglichen. So lassen sich Marketing- und Vertriebsressourcen effizienter einsetzen.
Quelle: Digital Business. Strategien, Geschäftsmodelle und Technologien. (2024)
Wie senken Marketing- und Vertriebsautomatisierung Ihre Betriebskosten?
Effektive Marketing- und Vertriebsautomatisierung ist heute ein wichtiger Hebel, um operative Kosten zu senken. Die richtige Automatisierung stellt sicher, dass Leads nicht nur schneller, sondern auch besser qualifiziert und konvertiert werden – und erhöht so den Umsatz pro eingesetztem Euro.
So steigern Sie Ihren Erfolg
Automatisierte Marketingkampagnen
Diese Art der Automatisierung spart nicht nur Zeit: Sie erhöht auch die Reichweite und Effizienz von Marketingmaßnahmen. E-Mails oder Social Posts können automatisch zum besten Zeitpunkt an die Zielgruppe gesendet werden. Das spart Ihnen Aufwand für manuelle Arbeit und liefert gleichzeitig bessere Ergebnisse.
Beispiel: Ein potenzieller Kunde lädt ein Whitepaper auf der Website herunter – der Startpunkt einer automatisierten Marketingkampagne. Noch am selben Tag erhält die Person eine personalisierte E-Mail mit ergänzenden Blogartikeln zum Thema. Drei Tage später folgt eine Case Study per E-Mail, die zeigt, wie ein ähnliches Unternehmen erfolgreich mit Ihrer Lösung gearbeitet hat. Nach einer Woche wird geprüft, ob der Lead mit den Inhalten interagiert hat: Bei hoher Aktivität wird er automatisch einer neuen Kampagne zugeordnet, etwa mit einer Einladung zum Webinar oder einem Branchenguide. Bei inaktiven Leads wird stattdessen eine Reaktivierungssequenz gestartet.
Automatisierte Cross- und Upselling-Kampagnen
Durch die Automatisierung von Cross- und Upselling-Maßnahmen können Unternehmen bestehende Kunden effizienter ansprechen und den Umsatz pro Kunde steigern. Automatisierte Systeme erkennen Muster und schlagen gezielt Produkte oder Dienstleistungen vor, die den Bedürfnissen des Kunden entsprechen.
Beispiel: Nach dem Kauf eines Laptops in einem Onlineshop erhält der Kunde automatisch eine E-Mail mit passenden Zubehör-Empfehlungen wie einer Tasche oder einem externen Monitor. Kauft der Kunde erneut, passt sich die Produktempfehlung an sein Nutzungsverhalten an – alles gesteuert durch automatisierte Regeln im Hintergrund.
Automatisierte Lead-Generierung und Lead-Qualifizierung
Anstatt Leads manuell zu verfolgen, können Sie die erste Qualifizierung auch einem geeigneten Marketing Automation Tool überlassen. Nur die vielversprechendsten Leads, welche die richtigen Merkmale aufweisen, werden an den Vertrieb weitergegeben. Auf diese Weise konzentriert sich das Vertriebsteam auf die besten Chancen und erzielt bessere Conversion Rates.
Beispiel: Ein Besucher lädt ein Whitepaper herunter und wird automatisch als Lead erfasst. Ein Scoring-System bewertet sein Verhalten – z. B. Seitenbesuche, Branche oder Unternehmensgröße. Erreicht der Lead einen definierten Schwellenwert, wird er automatisch an den Vertrieb übergeben. So gewinnt Ihr Team mehr Zeit für andere Aufgaben.
Automatisierte Weiterentwicklung von qualifizierten Leads
Einmal qualifizierte Leads werden automatisch im Sales-Prozess weiterentwickelt und durch Scoring-Systeme priorisiert. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wertvollen Opportunities übersehen und Vertriebsteams ihre Ressourcen effizient einsetzen.
Beispiel: Ein qualifizierter Lead nimmt an einem Webinar teil – daraufhin startet automatisch eine E-Mail-Strecke mit vertiefenden Inhalten, etwa Fallstudien oder Produkt-Demos. Gleichzeitig steigt sein Lead Score. Erreicht er den nächsten Schwellenwert, wird ein Vertriebstermin vorgeschlagen. So entwickelt sich der Lead systematisch weiter – ganz ohne manuelles Nachfassen.
So optimieren Sie interne Prozesse
Automatisiertes Task Management über Marketing und Vertrieb hinweg
Marketing- und Vertriebsteams können ihre Aufgaben effizienter verwalten, indem sie repetitive Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails oder das Zuweisen von Leads automatisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Produktivität.
Beispiel: Lädt ein Lead ein Produktdatenblatt herunter, wird automatisch ein Follow-up im CRM erstellt – inklusive Verantwortlichem, Deadline und Vorlage für die E-Mail. Gleichzeitig wird der Lead-Status aktualisiert. So arbeiten Marketing und Vertrieb nahtlos zusammen, ohne dass Aufgaben manuell verteilt werden müssen.
Automatisiertes Pipeline-Management
Mit Automatisierung verfolgen Sie kontinuierlich Leads und Opportunities und managen so die gesamte Vertriebspipeline. Das bedeutet weniger manuelle Eingaben und einen klaren Überblick über den aktuellen Stand der Geschäftsprozesse.
Beispiel: Bewegt sich ein Lead in eine neue Phase, z. B. vom Erstkontakt zur Angebotserstellung, aktualisiert sich der Pipeline-Status automatisch. Das System erstellt passende Aufgaben, informiert das Team und passt die Umsatzprognose an. So bleibt der Vertriebsprozess immer aktuell.
Skalierbarkeit und optimiertes Forecasting
Automatisierung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Prozesse im großen Maßstab zu führen, ganz ohne zusätzliche Ressourcen. Automatisierte Systeme können dabei helfen, genaue Vorhersagen zu treffen und den Forecasting-Prozess zu optimieren.
Beispiel: Sobald neue Opportunities entstehen oder sich der Status bestehender Deals ändert, fließen die Daten automatisch in das Forecast-Modell ein. Das System erkennt Trends, berechnet realistische Umsatzprognosen und stellt sie dem Management in Echtzeit zur Verfügung – auch bei Hunderten von Leads gleichzeitig, ganz ohne Excel-Listen.
Automatisiertes Reporting und Echtzeit-Dashboards
Durch automatisierte Reporting-Tools erhalten Teams in Echtzeit wertvolle Daten und Insights, die ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit diesen Dashboards können Sie KPIs überwachen, Engpässe erkennen und so Anpassung sowie Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessern.
Beispiel: Ein Vertriebsleiter öffnet morgens das Dashboard und sieht auf einen Blick: neue Leads der Woche, Conversion Rates pro Kampagne und den aktuellen Pipeline-Wert – alles automatisch aktualisiert. Statt Reports manuell zu erstellen, kann sich das Team voll auf Analyse und Optimierung konzentrieren.
Für wen sind Marketing- & Vertriebsautomatisierung geeignet?
Marketing- und Vertriebsautomatisierung sind nicht nur für große Unternehmen relevant, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre Prozesse effizienter gestalten möchten. Die Flexibilität und Skalierbarkeit von Automatisierungslösungen ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, von den Vorteilen zu profitieren.
Kleine und mittlere Unternehmen – out-of-the-box Lösungen für schnelle Erfolge
KMU profitieren besonders von leicht integrierbaren und kostengünstigen Lösungen . Diese Tools sind leichter zu implementieren und erfordern meist nur geringe Anpassungen. Durch die einfache Bereitstellung sehen KMU schnell Ergebnisse, ohne umfangreiche IT-Ressourcen aufwenden zu müssen.
Bekannte Tools wie HubSpot und ActiveCampaign bieten benutzerfreundliche Oberflächen und umfassende Funktionen für Marketing- und Vertriebsautomatisierung, darunter E-Mail-Marketing, Lead-Management und CRM-Funktionalitäten. Diese Lösungen sind besonders geeignet für Unternehmen, die ihre Marketing- und Vertriebsprozesse optimieren möchten, ohne komplexe Strukturen zu entwickeln.
Große Unternehmen – individualisierbare Tools für maximale Flexibilität
Große Unternehmen hingegen benötigen häufig komplexere Plattformen, die eine tiefere Integration in bestehende IT-Systeme wie CRM- und ERP-Systeme ermöglichen. Diese Plattformen bieten erweiterte Funktionen und erlaubeneine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens.
Lösungen wie Salesforce bieten leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, die sich nahtlos in bestehende Infrastruktur integrieren lassen. Sie bieten eine detaillierte Segmentierung, fortgeschrittenes Lead-Scoring und die personalisierte Ansprache von Kunden über mehrere Kanäle hinweg. Die Fähigkeit, große Datenmengen zu verarbeiten und umfassende Analysen bereitzustellen, ist besonders wertvoll für Unternehmen mit komplexen Marketing- und Vertriebsprozessen.
Was gilt es bei der Implementierung zu beachten?
Die erfolgreiche Einführung von Marketing- und Vertriebsautomatisierung ist mehr als Technik – es braucht eine ganzheitliche Strategie:
- Ziele klar definieren: Welche Prozesse sollen automatisiert werden? Welche KPIs sind wichtig?
- Datenqualität sichern: Automatisierung ist nur so gut wie Ihre Datenbasis – CRM-Integration und Datenpflege sind entscheidend.
- Mitarbeitende einbinden: Schulungen und Change Management erhöhen die Akzeptanz.
- Pilotprojekte starten: Eine schrittweise Einführung minimiert Risiken.
- Rechtliche Anforderungen beachten: Datenschutz (DSGVO) und Compliance müssen eingehalten werden.
Aktuelle Studien zeigen, dass Unternehmen, die bei der Einführung von Automationssoftware auf eine strukturierte Vorgehensweise setzen, ihre Erfolgsquote deutlich steigern können (Harvard Business Review 2025).
Fazit: Mit den richtigen Tools zu weniger Aufwand und besseren Ergebnissen
Marketing- und Vertriebsautomatisierung ist 2025 ein Schlüssel zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung in Marketing und Vertrieb. Die Auswahl der richtigen Tools, gekoppelt mit einem klaren Implementierungsplan und einem Fokus auf Datenqualität, entscheidet über den Erfolg. Unternehmen, die diese Potenziale ausschöpfen, stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit durch automatisierte, personalisierte Kundenansprache bei deutlich niedrigeren Betriebskosten.
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