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Funktionen und Vorteile eines PIM-Systems

von David Klein

PIM ist die Abkürzung für Produktinformationsmanagement. Der Name lässt erahnen, welchen Mehrwert Unternehmen daraus ziehen. Ein PIM sammelt Produktinformationen auf einem zentralen System. Dort werden die Daten gesteuert und verwaltet. Die Produktdaten sind technisch, logistisch, vertrieblich oder marketingrelevant ausgelegt. Ein PIM ermöglicht abteilungs- sowie kanalübergreifendes Abrufen von Daten. Zudem kann es mit anderen IT-Systemen verknüpft werden. Dieser Aspekt erleichtert die Arbeit mit Stakeholdern entlang der Wertschöpfungskette.

 

Funktionen eines PIM

Vertriebsrelevante Kanäle nehmen zu – genauso wie die Warenbezugsquellen oder die Bandbreite an Produkten. Durch Globalisierung ist der Export von Waren zum Alltag geworden. Dies setzt die Dateninformation in den jeweiligen Sprachen voraus. Hinzu kommen steigende Anforderungen an Produktdaten. Je spezifischer die Ware, umso mehr Informationen werden benötigt (Anleitungen, Zertifikate, technische Daten etc.).

 

Die Hauptfunktionen eines PIM sind:

  1. Daten sammeln
  2. Daten veredeln
  3. Daten verteilen

PIM_Funktionen

 

Grafik: Eigene Darstellung. Quelle

 

Im ersten Schritt werden Produktdaten, wie Artikelbezeichnung, -nummer oder Preise von anderen Systemen importiert oder durch Schnittstellen integriert. Nachdem die Integration erfolgt ist, werden die Produktdaten ergänzt. Es kann sich dabei um marketingrelevante Texte handeln, um Sales-Informationen für den Vertrieb, um technische Daten oder um Mediendateien. Um möglichst hohe Verkaufszahlen zu erreichen, sollten die Daten in der jeweiligen Sprache der Zielgruppe ausgespielt werden. Dank Übersetzungsunterstützung ist der Aufwand für mehrsprachige Produktinformationen reduziert.

Mit der Zeit sammeln sich immer mehr Daten an. Dies kann zu Unübersichtlichkeit führen. Ein PIM besitzt die Funktion Produktdaten auf Qualität und Vollständigkeit zu prüfen. Dabei gibt es die Option eigene Prüfkriterien zu erstellen, die für das Unternehmen prozessrelevant sind.

Sind die Daten veredelt, werden sie verteilt. Der Export an alle relevanten Kanäle wird in diesem Schritt vollzogen. Dabei können es der eigene Online-Shop, Marktplatzanbindungen oder auch Informationsportale sein. Damit Partner oder Händler deine Ware auf ihren Webshops anbieten, müssen die verschiedenen Anforderungen überprüft werden. Händler wie Amazon verlangen beispielsweise andere Produktdaten als Otto.

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Vorteile eines PIM Systems

Die Funktionen von PIM Systemen legen nahe, welche Vorteile sich durch den Gebrauch ergeben. In der Grafik sind die sechs größten Benefits abgebildet, die laut einer Studie von der Züricher Hochschule für angewandte Wissenschaften durch PIM Systeme erzielt werden.

 

Tabelle_PIM_B

Grafik: Eigene Darstellung. Quelle

 

Das Eliminieren von Fehlern

Ohne ein PIM sind Produktdaten häufig unvollständig, veraltet oder lückenhaft bis gar nicht in verschiedenen Kanälen gepflegt. Dadurch können beispielsweise falsche Artikelnummern, Übersetzungsfehler oder Fehler bei den tatsächlichen Produktmengen entstehen. Die Folge daraus sind vertane Chancen auf Produktverkäufe bis hin zu unzufriedenen Konsument:innen oder anderen Stakeholdern.

Ist eine qualitativ hochwertige Datenbasis der Produktinformationen vorhanden, die dank des PIM in jeglichen vertriebsrelevanten Kanälen integriert wurde, lassen sich diese Fehler vermeiden. Das PIM sorgt für einen reibungslosen Workflow entlang der Wertschöpfungskette und reduziert manuelle Tätigkeiten. Die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Vertriebskanäle können mit wenig Arbeitsaufwand erfüllt werden.

 

Eine verbesserte Customer Experience

Bezogen auf die Customer Journey wird schnell deutlich, dass lange vor dem Kauf die Customer Experience eine entscheidende Rolle spielt. Folglich sollte schon bei der Produktsuche für ein positives Gefühl gesorgt werden. Kanalübergreifende Informationen über dein Produktangebot sind hier entscheidend. Die Daten sollten aufeinander abgestimmt sein. Durch ein PIM werden die Anforderungen eingehalten und begleiten die Personen von der Produktsuche bis zum Kaufprozess. Detaillierte und fehlerfreie Produktinformationen verbessern die Customer Journey und sind ausschlaggebend für Kaufentscheidungen.

 

Erhöhter Wettbewerbsvorteil

Dank effizienter Zusammenarbeit und Datenspeicherung sparen Unternehmen Zeit und erhalten gleichzeitig eine bessere Datenqualität. Hinzu kommt die Chance auf höhere Absatzzahlen dank optimierter Customer Experience. All dies sind Faktoren, die zu einem erhöhten Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Playern beitragen, die mit dezentralen Produktdaten arbeiten. Internationale Ausrichtung, die Vielfalt der Medien sowie schnelllebige Produktionszyklen stellen solche Unternehmen vor Herausforderungen.

 

Konsistente Produktinformationen auf allen Kanälen

Empfinden Verbraucher:innen die Produktinformationen für unzureichend, kann es zu Kaufabbrüchen kommen. Vor allem im E-Commerce dienen Produktinformationen als Basis für jede Kaufentscheidung. Die Grafik zeigt, dass vor dem Erwerb eines Produktes das Internet zur Informationssammlung bevorzugt wird und nicht der stationäre Handel. Dieser Aspekt zeigt uns, dass die konsistente Produktinformation dank PIM von Vorteil ist. Eine Studie von Akeneo hat ergeben, dass acht von zehn Käufern für bessere Informationen sogar einen Aufpreis zahlen.

 

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Grafik: Eigene Darstellung. Quelle

 

Erhöhte Chancen für Cross- und Up-Selling

Bei Cross- und Up-Selling handelt es sich um Verkaufsstrategien. Du kennst es bestimmt. Legst du ein Produkt in den Warenkorb, werden dir dazu passende bzw. ähnliche Artikel angeboten. Genau das ist Cross-Selling. Beim Up-Selling wird dir eine teurere (bessere) Variante deines gewünschten Produkts angezeigt. Die beiden Strategien tragen zu höheren Umsätzen, zufriedenen Kunden sowie gesteigerter Kundenloyalität bei. Ohne großartiges Suchen werden Kundenbedürfnisse befriedigt, teilweise mit besseren Produkten, als ursprünglich geplant. Entscheidend für den Erfolg ist das Vertrauen des Kunden gegenüber dem Unternehmen. Vertrauen wird wiederum durch konsistente und ausführliche Daten gewonnen. Durch ein PIM können zuverlässig Produktdaten an gewünschten Touchpoints ausgespielt werden, was die Chancen auf die beiden Strategien erhöht.

 

Mehr Umsatz und schnellere time-to-market

Die aufgelisteten Vorteile ermöglichen Unternehmen höhere Verkaufszahlen. Gleichzeitig werden Arbeitsabläufe minimiert und Personalkosten eingespart. Dies führt zur Umsatzsteigerung.

Eine schnellere time-to-market der Produkte ist dank zentraler Ablage gewährleistet. Mit wenig Ressourcenaufwand und automatisierten Prozessen können Daten noch schneller zur Verfügung gestellt werden. Flexibles Reagieren auf Änderungen, wie zum Beispiel Preisanpassungen, finden ohne großen Aufwand statt.

 

Fünf erfolgsrelevante Kriterien

Damit der Nutzen der PIM-Software vollends ausgeschöpft wird, sollten diese fünf Voraussetzungen erfüllt werden:

  1. Die Anforderungen und Erwartungen an das PIM sollten noch vor Implementierung festgelegt       werden. Fragen wie ,,Wer sind die Benutzer des PIM-Systems und was sind ihre Skills?'', ,,Wer ist meine Zielgruppe und auf welchen Märkten befinden sie sich?'' und ,,Welche Ziele verfolge ich mit der zentrierten Datensammlung?'' müssen in diesem Punkt geklärt werden.
  2. Dienstleister und Partner müssen frühzeitig integriert werden, damit von Anfang an eine  produktive Zusammenarbeit gewährleistet ist. Die unterschiedlichen Ansprüche der Stakeholder können direkt aufgenommen und umgesetzt werden.
  3. Beim Daten-Onboarding werden Offline-Daten in das PIM-System integriert. Dabei muss auf die Vollständigkeit und Qualität der Daten geachtet werden. Wird beim Onboarding ungenau gearbeitet, können Dopplungen oder fälschliche Daten eine Folge sein.
  4. Nimm dir Customizing zu Herzen und richte das PIM nach deinen Unternehmens-Workflows aus.
  5. Spare nicht an den falschen Ecken! Nutze ein qualitatives PIM, damit die Anforderungen deines Unternehmens und die der Stakeholder erfüllt werden.

 

Fazit

Je größer die Produktauswahl, umso umfangreicher und komplexer sind die Produktdaten. Schnelle Produktionslebenszyklen und steigende Kundenanforderungen bezüglich der Transparenz machen ein zentrales sowie automatisiertes Produktdatenmanagement unerlässlich. Ein gutes PIM ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in deinem E-Commerce und der Unternehmensdigitalisierung.

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Tags: E-Commerce