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Produktivitätssteigerung durch optimierte Geschäftsabläufe

Daniel Walch, CRM Consultant

In der schnelllebigen Geschäftswelt sind Effizienz und Anpassungsfähigkeit der Schlüssel zum Erfolg. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens sind Sie wahrscheinlich mit der Herausforderung immer komplexerer Prozesse konfrontiert worden, die die Entscheidungsfindung verlangsamen, die Kosten in die Höhe treiben und Ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen können. An dieser Stelle wird die Rationalisierung von Geschäftsprozessen zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg.

In diesem Blog gehen wir der Frage nach, warum Rationalisierung so wichtig ist und welche Probleme entstehen, wenn Prozesse nicht optimiert werden. Wir werden auch erörtern, wie Automatisierung die Dinge noch reibungsloser machen kann. Außerdem stellen wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung, die Sie bei der Rationalisierung Ihrer Abläufe unterstützt.                       

 Also los geht's!

Inhaltsübersicht

  1. Warum ist die Optimierung von Geschäftsprozessen für den Betrieb Ihres Unternehmens wichtig?
  2. Was passiert, wenn Ihre Geschäfts- und Datenprozesse nicht optimiert werden?
  3. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten
  4. Die Rolle der Automatisierung, um Ihre Geschäftsprozesse noch reibungsloser zu gestalten
  5. Die Auswahl der richtigen Werkzeuge: Eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmenswachstum
  6. Ein kleiner Einblick in einen Business Case
  7. Aus der Vogelperspektive
  8. Wer kann mich bei der Entwicklung von Lösungen zur Rationalisierung meiner Geschäftsprozesse unterstützen?

 

Warum ist die Optimierung von Geschäftsprozessen für den Betrieb Ihres Unternehmens wichtig?

Die Optimierung von Geschäftsabläufen bedeutet, Geschäftsprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten, indem unnötige Schritte eliminiert und die Gesamteffektivität verbessert werden. Haben Sie bemerkt, dass mit dem Wachstum Ihres Unternehmens auch die Prozesse umständlicher werden können? Die Optimierung sorgt dafür, dass Ihre Abläufe effizient bleiben und Sie neue Chancen schnell nutzen können.

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • Schnellere Entscheidungsfindung.
  • Geringere Betriebskosten.
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit.
  • Eine technologisch fortschrittliche Grundlage stellt sicher, dass Sie auf die sich ständig ändernden Marktanforderungen vorbereitet sind.

 

Was passiert, wenn Ihre Geschäfts- und Datenprozesse nicht optimiert werden?

Erfahren Sie hier, wie sich eine ineffektive Integration auf Ihr Unternehmen auswirken kann:

  • Dateninkonsistenzen: Widersprüchliche und ungenaue Daten können zu einer schlechten Entscheidungsfindung führen.
  • Manuelle Dateneingabe Redundanzen: Die wiederholte Dateneingabe kostet Zeit und führt zu Fehlern.
  • Betriebliche Verzögerungen: Langsamer Datenaustausch verlangsamt die Prozesse und die Entscheidungsfindung.
  • Fehlen von Echtzeit-Informationen: Ohne Integration ist die Aktualisierung von Daten in Echtzeit eine Herausforderung.
  • Schwieriger Datenaustausch: Die Systeme haben Schwierigkeiten bei der Kommunikation, was die Datenübertragung erschwert.
  • Doppelte Arbeit für Mitarbeitende: Die Mitarbeiter:innen leisten doppelte Arbeit, verschwenden Zeit und verringern die Produktivität.
  • Ineffiziente Nutzung von Ressourcen: Schlechte Integration erfordert zusätzliche Ressourcen und erhöht die Kosten.
  • Verlust des Wettbewerbsvorteils: Inkonsistente Prozesse behindern die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt.
  • Risiken für Compliance und Sicherheit: Eine schwache Integration kann zu Schwachstellen in der Datensicherheit und zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen.
  • Unzufriedenheit der Kunden: Ungenaue oder verzögerte Informationen wirken sich negativ auf den Kundenservice aus.
  • Verpasste Wachstumschancen: Ineffiziente Abläufe schränken die Fähigkeit ein, neue Geschäftsmöglichkeiten zu nutzen.

Die Folgen einer unzureichenden Systemintegration können datenbezogene Probleme, betriebliche Ineffizienzen, höhere Kosten und eine geringere Wettbewerbsfähigkeit im Geschäftsumfeld sein.

 

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten

 

  1. Verstehen Sie Ihre aktuelle Landschaft: Beginnen Sie damit, Ihre bestehende Systemlandschaft zu dokumentieren. Erfassen Sie jedes Tool, jede Plattform und jedes System, das Sie verwenden. Dadurch werden Integrationspotenziale und aktuelle Ineffizienzen deutlich.
  2. Engpässe erkennen und beseitigen: Nachdem Sie Ihre Prozesse erfasst haben, werden Sie Bereiche erkennen, die Verzögerungen oder Ineffizienzen verursachen. Nutzen Sie Datenanalysen und Metriken, um diese Punkte zu identifizieren. Tools wie Skyvia können dabei helfen, Datensilos zu durchbrechen und einen reibungslosen Informationsfluss zu ermöglichen.
  3. Machen Sie sich ein Bild von der zukünftigen Landschaft: Nutzen Sie Ihre anfängliche Analyse, um eine Vision für Ihre künftige Systemeinrichtung zu entwerfen. Definieren Sie Prozessketten, Datenflüsse und Protokollierungsstrategien für die Zuverlässigkeit. Denken Sie daran, Prioritäten zu setzen und einen Projektplan für die Implementierung zu erstellen.
  4. Handeln, überprüfen und verfeinern: Die Identifizierung von Engpässen ist nur der Anfang. Beheben Sie sie durch Teamschulungen, die Einführung neuerer Tools oder die Änderung von Arbeitsabläufen. Halten Sie diesen Prozess iterativ: Bewerten Sie regelmäßig und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, um die Effizienz dauerhaft zu steigern.
  5. Testen Sie, bevor Sie live gehen: Führen Sie nach der Integration gründliche Tests durch. Stellen Sie sicher, dass die Systeme miteinander harmonieren und die Datenübertragungen fehlerfrei sind. Erst nach erfolgreichen Tests gehen die Prozesse in den Echtbetrieb über.
  6. Informieren und dokumentieren: Wenn die Integration abgeschlossen ist, schulen Sie Ihre Systembenutzer. Erstellen Sie außerdem eine detaillierte Dokumentation, um den Betrieb und die Systemwartung in Zukunft zu erleichtern.
  7. Wachsam bleiben und pflegen: Nach der Integration sollten Sie das System und seine Schnittstellen kontinuierlich überwachen. Dieser proaktive Ansatz hilft bei der Früherkennung und Behebung von Problemen.

 

Die Rolle der Automatisierung, um Ihre Geschäftsprozesse noch reibungsloser zu gestalten

Automatisierung vereinfacht die Abläufe, indem sie repetitive Aufgaben übernimmt, Fehler reduziert, Prozesse beschleunigt und den Datenzugriff in Echtzeit gewährleistet. Sie rationalisiert den Datenfluss zwischen mehreren Systemen wie CRM, ERP, PIM, E-Commerce-Systemen und anderen.

Die Automatisierung hilft Ihnen also nicht nur, Zeit zu sparen, sondern steigert auch die Effizienz.

In der sich ständig wandelnden Geschäftswelt von heute ist die Automatisierung von Prozessen unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Kosten zu senken.

 

Die Auswahl der richtigen Werkzeuge: Eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmenswachstum

Warum ist die Auswahl der Werkzeuge so wichtig? Die Werkzeuge, für die Sie sich entscheiden, haben einen entscheidenden Einfluss auf Ihre betriebliche Effizienz und Agilität. Unsere Experten für Unternehmensarchitektur haben drei Schlüsselfaktoren ermittelt, die Sie beim Abwägen Ihrer Optionen berücksichtigen sollten:

  1. Skalierbarkeit: Kann sich das Tool an Ihre wachsenden Geschäftsanforderungen anpassen und mit ihnen wachsen?
  2. Anpassungsfähigkeit: Wie gut lässt es sich an Ihre individuellen Anforderungen und Herausforderungen anpassen?
  3. Integrationsfähigkeiten: Lässt es sich nahtlos in andere Systeme oder Plattformen integrieren, die Sie bereits nutzen?

Denken Sie immer daran, dass der wahre Wert eines Tools nicht nur in der unmittelbaren Funktionalität liegt, sondern auch in seinem Potenzial, sich zusammen mit Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln.

 

Ein kleiner Einblick in einen Geschäftsfall, bei dem wir die Datenübertragung optimiert und rationalisiert haben, um die Geschäftsprozesse zu verbessern

Unser Kunde kämpfte mit Altsystemen, die Daten nur als Excel-Dateien exportieren konnten. Diese Excel-Tabellen enthielten wichtige Informationen zu Kundenaufträgen und waren in bestimmten SharePoint-Ordnern gespeichert.

Unser Ziel war es, den Zugriff auf diese wichtigen Daten innerhalb von Salesforce zu vereinfachen und zu beschleunigen, so dass man nicht mehr durch drei verschiedene Systeme navigieren musste.

Um diese Herausforderung zu meistern, entschieden wir uns für Skyvia, ein leistungsstarkes Datenintegrationstool. Skyvia fungierte als Brücke zwischen dem alten und dem neuen System und verband den SharePoint-Ordner nahtlos mit Salesforce.

Die Lösung war denkbar einfach:

  1. Wir exportierten die Daten aus dem Altsystem in eine CSV-Datei, die dann in Excel geöffnet wurde.
  2. Wir konfigurierten die Verbindung mühelos.
  3. Der letzte Schritt bestand darin, diese Daten direkt in Salesforce zu integrieren.
Hier können Sie sich die Demo ansehen und mehr über das Importieren externer Daten in Salesforce und die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfahren:

 

Der Business Value, den unser Kunde gewonnen hat:

Zusammenfassend lässt sich das Ergebnis dieser Lösung wie folgt beschreiben:

  • Umfassende Berichterstattung: Mit der Integration von Skyvia kann unser Kunde detaillierte Berichte erstellen, indem er Daten aus verschiedenen Systemen sammelt. Dies erleichtert ihm den Zugriff auf Informationen und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Daten.
  • Einheitliche Ansicht: Eine 360°-Sicht auf das gesamte Unternehmen und seine zahlreichen Zweigstellen gab der strategischen Planung einen großen Schub.
  • Vereinfachung für die Mitarbeiter: Anstatt mit zehn Systemen zu jonglieren, hatten die Mitarbeiter nur noch Salesforce zu beherrschen. Dadurch wurden nicht nur die Arbeitsabläufe gestrafft, sondern auch umfangreiche Schulungsmaßnahmen eingespart.
  • Abschaffung der manuellen Arbeit: Kein mühsames Kopieren von Daten von einem System in ein anderes mehr. Die von Skyvia ermöglichte Automatisierung rückte die Effizienz in den Vordergrund, sparte Zeit und verringerte das Fehlerrisiko.

 

Aus der Vogelperspektive

In der Geschäftswelt sind die Integration und Rationalisierung von Datenprozessen nicht nur vorteilhaft, sondern entscheidend für den nachhaltigen Erfolg. Es ist offensichtlich, dass die komplizierten Facetten der Datenintegration nicht nur die richtigen Werkzeuge, sondern auch das richtige Fachwissen erfordern. Die Inanspruchnahme von Beratung, sei es durch spezialisierte Berater oder durch die Nutzung von Plattformen, kann der entscheidende Faktor für die effektive Nutzung des vollen Potenzials Ihrer Datenprozesse sein und sicherstellen, dass Sie agil, informiert und dem Markt voraus sind.

Apracor Skyvia Blog_ Step by Step guide

 

Wer kann mich bei der Entwicklung von Lösungen zur Rationalisierung meiner Geschäftsprozesse unterstützen?

Wenn Sie Hilfe bei der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse suchen, ist SUNZINET für Sie da. Wir sind renommierte Salesforce-Berater für Deutschland und Österreich, die sich darauf spezialisiert haben, Salesforce-Prozesse auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zuzuschneiden. Unser Ziel ist es, dass Ihre Technologielandschaft nicht nur effizient, sondern auch zukunftssicher und robust ist.

Wir bei SUNZINET beraten Sie gerne, wie Sie Ihre Abläufe, Ihr Marketing, Ihren Vertrieb und Ihren Service verbessern und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben können. Wir helfen Ihnen, Ihre Abläufe zu optimieren und Ihr Unternehmen voranzubringen.