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Optimiere dein digitales Arbeitserlebnis - mit Microsoft Viva!

von Eva Rüttgers

„Wo finde ich das?“ – kennst du die Frage auch aus deinem Arbeitsalltag? Falls nicht, bist du auf jeden Fall eine Ausnahme. Denn durchschnittlich verbringt jeder Mitarbeiter jährlich sieben Wochen damit, nach Informationen zu suchen oder diese aufzubereiten – sieben Wochen! Das ist eine Menge Zeit. Die Ursache: Häufig sind Firmeninhalte und -wissen kreuz und quer im gesamten Unternehmen verstreut. Zusätzlich wächst die Informationsflut durch die Digitalisierung immer weiter – und ein hybrider Arbeitsalltag steht zunehmend im Vordergrund. Umso wichtiger ist ein gut organisiertes Wissensmanagement, damit dein Personal jederzeit und von überall aus auf alle benötigten Informationen schnell zugreifen kann. Das spart langfristig nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Frust und Hilflosigkeit seitens deiner Belegschaft. Das wiederum wirkt sich insgesamt positiv auf die Employee Experience, also das generelle Arbeitserlebnis deiner Mitarbeiter, aus.

Mit einer Employee Experience Platform (EXP) unterstützt du deine Angestellten bestmöglich in ihrem digitalen Arbeitsalltag, förderst insgesamt ihre Zufriedenheit und überzeugst sie somit langfristig von deinem Unternehmen. Denn eine EXP bringt deiner Belegschaft beispielsweise die Unternehmenskultur näher, vereinfacht den Zugang zu Wissen und fördert ganz allgemein das Wohlbefinden. In diesem Blogbeitrag stellen wir dir die EXP Microsoft Viva vor und erklären dir, wie die Software dich und deine Mitarbeiter bestmöglich bei der täglichen Arbeit unterstützt!

 

Überblick

  1. Inhalte zentral gebündelt
    1. Viva Connections
    2. Viva Insights
    3. Viva Learning
    4. Viva Topic
  2. Fazit

 

 

 

MS Viva bündelt alle deine Inhalte zentral in vier Anwendungen

Microsoft Viva ist für deinen digitalen Arbeitsplatz von morgen konzipiert – als kompetente Antwort auf die schnelllebige Digitalisierung und die hohen Anforderungen an ein positives Arbeitserlebnis. Die Plattform baut auf Microsoft 365 und Microsoft Teams auf und ermöglicht insgesamt einen zentralen Einstieg in die tägliche Arbeit. Dabei liegt der Fokus darauf, die individuelle Arbeitsweise bestmöglich zu unterstützen und zu fördern. Das Besondere: Viva bündelt Inhalte und verknüpft Tools in den vier Kernbereichen Engagement, Wohlbefinden, Lernen und Wissen.

  • Viva Connections

Eine Umfrage von Microsoft ergab, dass sich rund 60 Prozent der Mitarbeiter seit der Arbeit im Homeoffice nicht mehr so stark mit ihrem Team verbunden fühlen. Viva Connections setzt genau hier an: Über das in Teams eingebundene Intranet erhalten deine Mitarbeiter unternehmensbezogene News und Informationen direkt in ihrem digitalen Arbeitsplatz. Außerdem interagieren deine Mitarbeiter über den eingebundenen personalisierten Feed mit ihren Kollegen – vom Frontline Worker bis hin zum Executive sind alle miteinander verbunden. Über das Dashboard sind deine Mitarbeiter in Teams direkt mit Unternehmensressourcen und -tools verknüpft.

Screenshot Viva ConnectionsBildquelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-viva

  • Viva Insights

Während der Pandemie ist das Risiko gestiegen, an Burn-out zu erkranken. So gaben in einer aktuellen Studie circa ein Drittel der Arbeitnehmer an, sich stärker ausgelaugt zu fühlen als vor Corona. Ursache dafür ist unter anderem, dass es vielen von zu Hause aus schwerfällt, Arbeit und Freizeit strikt zu trennen. Und der Trend geht weiterhin in Richtung Hybrid-Arbeit. Somit ist es heute wichtiger denn je, deine Mitarbeiter in ihrem Zeitmanagement zu unterstützen. Mit Viva Insights gibst du ihnen ein Tool an die Hand, mit dem sie im Homeoffice leichter die Balance zwischen Arbeit und Wohlbefinden aufrechterhalten können. Denn Insights liefert datengestützte Einblicke und Empfehlungen. Diese helfen deinen Mitarbeitern, regelmäßige Pausenzeiten wahrzunehmen, sich Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten einzurichten und Zeit für Teambuilding-Maßnahmen einzuplanen. Dadurch fördert Viva Insights gezielt Erfolg und Wohlbefinden – nicht nur für dich und dein Team, sondern für dein gesamtes Unternehmen!

Wichtig ist hierbei auch der Datenschutz: Die persönlichen Einblicke sind nur für den jeweiligen Mitarbeiter sichtbar. Weder Führungskräfte noch die IT haben Zugriff auf diese Daten. Schließlich liefert Insights neben den persönlichen Einblicken auch aggregierte und anonymisierte Daten. Damit können Führungskräfte Entwicklungen auf der Team- und Organisationsebene leichter erkennen und bessere Arbeitsbedingungen schaffen. Rückschlüsse auf einzelne Personen sind dabei nicht möglich – Texte, Anhänge und E-Mail-Adressen werden nicht verarbeitet. Auch das Dashboard zeigt keine persönlichen Daten an. Somit bleiben die Privatsphäre sowie sensible Informationen sicher geschützt.

Screenshot Viva InsightsBildquelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-viva

  • Viva Learning

Dein Unternehmen sollte eine Lernkultur einführen, um sich bestmöglich an den rasanten digitalen Wandel anzupassen. Außerdem fördert eine effektive Lernkultur die Mitarbeiterbindung: In einer LinkedIn-Studie gaben 94 Prozent der Angestellten an, länger bei einem Unternehmen zu bleiben, wenn dieses in die Weiterbildung investiert. Hier unterstützt Viva Learning dein Unternehmen dabei, eine Lernkultur langfristig aufzubauen und Weiterbildung nachhaltig in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Dazu schafft die Anwendung einen zentralen Hub für das Lernen in Microsoft Teams. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) schlägt Viva Learning deinen Mitarbeitern die für sie relevanten Informationen vor. Zudem bündelt Viva Learning verschiedene Trainingskurse und Lerneinheiten. So sind sie für deine Belegschaft zentral und leicht auffindbar. Teamleiter können Lerninhalte einzelnen Kollegen zuweisen und den Lernfortschritt verfolgen. Besonders praktisch: Neben den internen Lernangeboten kannst du zusätzlich Inhalte von LinkedIn-Learning, Microsoft Learn oder Drittanbietern wie Skillsoft integrieren. Somit haben deine Mitarbeiter über die Viva Learning-App rund um die Uhr Zugriff auf ihre Lerninhalte – wann und wo immer sie diese benötigen.

Screenshot Viva LearningBildquelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-viva

  • Viva Topics

Im Schnitt verbringt ein einziger Mitarbeiter jährlich rund sieben Wochen damit, nach Informationen zu suchen. Das ging aus einer Studie von Microsoft hervor. Mit Viva Topics spart dein Unternehmen wertvolle Zeit, die sich auch positiv auf das Zeitmanagement deiner Mitarbeiter auswirkt. Denn mit Topics müssen sie nicht mehr aktiv nach Informationen suchen! Durch die Kombination aus KI und menschlicher Expertise organisiert Topics unternehmensweite Inhalte und Fachwissen nun automatisch. Dabei zeigt Topics in Konversationen oder Dokumenten in Microsoft 365 und Microsoft Teams Themenkarten an. Mit dem Klick auf eine solche Karte öffnet sich automatisch die dazugehörige Themenseite. Auf dieser finden deine Mitarbeiter ganz einfach wertvolle Informationen wie zugehörige Dokumente, Konversationen, Videos und die zuständigen Experten. Besonders nützlich: Hier besteht die Möglichkeit, Fragen direkt auf der Themenseite zu stellen. Entweder beantwortet die Software die Frage selbst oder verlinkt den zuständigen Experten.

Topics bündelt Fachwissen also direkt am digitalen Arbeitsplatz. Deine Mitarbeiter können auf diese Weise schnell auf kollektives Wissen zugreifen, ohne die gerade genutzte Anwendung verlassen zu müssen. Besonders deinen neuen Mitarbeitern erleichtert das den Zugang zu benötigtem Fachwissen erheblich. Und auch hier ermöglicht Microsoft, Wissen von Drittanbieterdiensten wie Salesforce zu integrieren.

Screenshot Viva TopicsBildquelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-viva

Fazit: Microsoft Viva geht den ersten Schritt in Richtung starke Employee Experience


Über die vier Anwendungen Connections, Insights, Learning und Topics bündelt Microsoft Viva Wissen und Inhalte in Microsoft Teams. Damit bietet dir die EXP eine einmalige Möglichkeit, das digitale Arbeitserlebnis nachhaltig zu verbessern. Davon profitieren deine Mitarbeiter und schlussendlich trägst du damit auch zu außerordentlichen Ergebnissen für deine Kunden bei. Aber aufgepasst: Employee Experience beginnt schon im Bewerbungsprozess und zieht sich anschließend durch jeden einzelnen Arbeitsschritt und jeden Service innerhalb deines Unternehmens. Daher ist Microsoft Viva erst der Anfang - wir sind gespannt, was uns in Zukunft noch erwartet!

Du benötigst Unterstützung oder hast Fragen rund um das Thema Employee Experience Platform, generell zum Digital Workplace oder speziell zu Microsoft Viva? Dann melde dich bei uns! Unsere Experten beraten dich gerne rund um das Thema digitaler Arbeitsplatz.

Tags: Intranet, Extranet, Digital Workplace