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10 Tipps für den Rollout von MS Teams in deinem Unternehmen

von Inga Feischen

Immer mehr Unternehmen führen die Microsoft 365-Suite ein - und damit auch die Applikation Microsoft Teams als zentrales Tool für digitalen Austausch und Zusammenarbeit. Spätestens bis zum 31. Juli 2021, wenn Skype for Business Online eingestellt und durch Microsoft Teams ersetzt wird, braucht dein Unternehmen eine Strategie für die Einführung und Nutzung von Teams. Nur so lässt sich vermeiden, dass sie zum Selbstläufer wird und kommunikativer „Wildwuchs“ entsteht. Daher solltest du für einen erfolgreichen Rollout die folgenden 10 Tipps unbedingt beachten!

Tipp 1: Relevanz erfassen

MS Teams hat das enorme Potenzial, die interne Kommunikation und Kollaboration nachhaltig zu verändern. Betrachte die Einführung daher nicht als reines IT-Projekt, sondern als strategisch ausgerichtetes Change-Vorhaben. Nur durch die gemeinsame, planvolle Anwendung der Applikation entsteht ein spürbarer Mehrwert für deine Mitarbeiter und schließlich eine Produktivitätssteigerung für dein Unternehmen.

Tipp 2: Applikation gezielt aktivieren

Bei der Umstellung auf Microsoft 365 hat schon die eine oder andere IT-Abteilung für einen unangekündigten Rollout von MS Teams gesorgt. Um zu vermeiden, dass deine Mitarbeiter verfrüht und unkontrolliert mit MS Teams arbeiten, gilt daher: Die Applikation erst aktivieren, wenn die Einführungsstrategie geklärt ist!

Tipp 3: Strategisch und nutzerzentriert vorgehen

Die Einführung von Microsoft 365 ist in der Regel von der IT getrieben, die Systeme traditionell anhand ihres Funktionsumfangs bewertet. Heutige Produktentwicklung stellt jedoch den Anwender in den Vordergrund. Gerade wenn ein Tool sehr vielfältige Nutzungsszenarien anbietet, solltest du weniger das Produkt und seine Features fokussieren als die Endnutzer, ihre Arbeitsweise und ihre Bedarfe.

Gehe deshalb bei der Status Quo-Analyse systematisch vor und stelle dir dabei die folgenden Fragen: Wie wird derzeit in meinem Unternehmen kommuniziert? Welche Tools und Systeme werden eingesetzt? Wo werden aktuell welche Dateien abgelegt und wer greift darauf zu oder arbeitet damit? Wo besteht aktuell ein Schmerz oder Bedarf?

Sobald die Ausgangslage analysiert ist, leitest du davon ab, an welcher Stelle ein Einsatz von MS Teams den Mitarbeitern künftig einen Mehrwert bietet.

Tipp 4: Klare Regeln definieren

Veränderungen im Arbeitsalltag fallen Mitarbeitern schwer, besonders unter Stress und bei hoher Informationsflut auf verschiedenen Kanälen. Durch MS Teams kommt nun ein weiterer Kanal hinzu. Kläre also in jedem Falle, an welcher Stelle es das bisherige Toolset erweitert und wo es bestehende Lösungen ersetzt. Besonders die Dateiablage benötigt eindeutige, möglichst intuitive Vorgaben, damit deine Mitarbeiter zwischen Intranet, Fileserver, Teams und OneDrive nicht den Überblick verlieren.

Tipp 5: Funktional schmal starten

Das Toolset ist bei MS Teams enorm und kann besonders zu Beginn schnell überfordernd wirken. Innerhalb eines Teams können neben dem initialen Microfeed zahlreiche Registerkarten zur Einbindung von weiteren Modulen und Add-Ins angelegt werden. Dazu gehören u. a. der Planner für das Task-Management oder OneNote für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Es ist hilfreich, innerhalb der Teams Freiräume für die Zusammenstellung der Tools zu gewähren, aber zumindest Empfehlungen für ein Startset zu formulieren. Schalte darüber hinaus ab, was nicht für die Verwendung vorgesehen ist. Wie restriktiv du dabei vorgehen solltest, ist von deiner Unternehmenskultur und dem digitalen Wissenstand deiner Mitarbeiter abhängig.

20-06-08-blog-visual-MS-TEAMSTipp 6: Rechte und Zuständigkeit bündeln

Um langfristig für einen reibungslosen Betrieb von MS Teams zu sorgen, ist ein Konzept für die zentrale Administration entscheidend. Dürfen zu viele Mitarbeiter eigenständig neue Teams anlegen, ist das Chaos vorprogrammiert.

Gehe deshalb beim Anlegen neuer Teams und Kanäle möglichst sparsam vor. Beachte, dass beim Anlegen von Teams auch immer eine Office 365 Gruppe und ein E-Mail-Postfach erstellt werden. Das Einrichten von Teams sollte daher einem kleinen Kreis von geschulten Administratoren vorbehalten sein, der bei Beantragungen wichtige Eckdaten abfragt und thematische Dopplungen vermeidet. Die zentralen Administratoren können wiederum gezielt Mitglieder eines Teams zum Anlegen von Kanälen und Integration von Add-Ins berechtigen.

Tipp 7: Struktur und Bezeichnungen bedacht wählen

Um Teams später leicht zu finden, sind möglichst kurze und sprechende Bezeichnungen entscheidend, die auch auf dem mobilen Endgerät gut lesbar sein sollten.

Aber braucht jede Arbeitsgruppe auch ein Team? Während Teams für die Abbildung stabiler Strukturen, wie Abteilungen oder Gremien, die erste Wahl sind, reichen für eine kurzfristigere Zusammenarbeit an Projekten oft schon Kanäle oder sogar Chatgruppen aus. Dabei bestätigen Ausnahmen jedoch wie immer die Regel. Die Entscheidung, ob für den Einzelfall ein Team, ein Kanal oder eine Chatgruppe die richtige Wahl ist, hängt von den funktionalen Anforderungen und der erforderlichen Privatsphäre ab. Ein kleiner Kreis von Mentoren und Administratoren sollte deinen Mitarbeitern daher beratend zur Seite stehen.

Tipp 8: Kommunikativ begleiten

Für den Erfolg von MS Teams bist du auf die Mitwirkung und Akzeptanz deiner Mitarbeiter angewiesen. Denke deshalb daran, sie kommunikativ auf die Veränderung vorzubereiten und sie auch nach der Einführung fortlaufend zu betreuen. Bei einer heterogenen Mitarbeiterschaft empfiehlt es sich, für die Change Communication verschiedene Medien und optionale Angebote einzusetzen, um alle bestmöglich abzuholen.

Tipp 9: Sukzessive ausrollen

Mithilfe einer gut durchdachten Roll-out Strategie gelingt dir die MS Teams-Einführung Schritt für Schritt. Sowohl bei großen als auch bei kleinen Unternehmen ist es sinnvoll, die Nutzung zunächst mit einer Pilotgruppe von besonders innovationsfreudigen Mitarbeitern zu erproben. Sind sie überzeugt, können sie in deinem Unternehmen von ihren Erfahrungen berichten und im weiteren Verlauf als Botschafter den sukzessiven Rollout unterstützen. Indem du bei der Zusammenstellung der Pilot-Teams verschiedene Generationen und Mitarbeitertypen berücksichtigst, gewährleistet du, dass darin ein Querschnitt der zukünftigen Nutzer und Anforderungen widergespiegelt wird.

Tipp 10: Ersetze nicht den strategischen Unternehmenskanal

MS Teams ist ein optimales Tool für den direkten Austausch unter Mitarbeitern, sowohl ad hoc als auch in festen Arbeitsgruppen. Auch das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben und Dokumenten kann über MS Teams komfortabel gelöst werden. Für die unternehmensweite Bereitstellung strategischer Informationen, wie News oder Richtlinien, ist es jedoch weniger geeignet und kann ein klassisches Publishing-Intranet daher nicht ersetzen.

Fazit

Mit Microsoft Teams förderst du den digitalen Austausch und Zusammenarbeit in deinem Unternehmen. Dabei ist die richtige Rollout-Strategie entscheidend - so nutzen deine Mitarbeiter dieses Tool nachhaltig und effektiv in ihrem Arbeitsalltag! Du möchtest mehr über eine erfolgreiche Einführung von Microsoft Teams erfahren? Dann melde dich bei uns! Unsere Experten beraten dich unverbindlich und unterstützen dich gerne bei deinen Anliegen rund um Microsoft Teams oder Microsoft 365. 

Dieser Artikel ist auch im Magazin wissensmanagement (Ausgabe 2/2020) erschienen.

Tags: Digitale Transformation, Intranet, Extranet, Digital Workplace