Ein erfolgreicher Digital Workplace will gut durchdacht sein. Verschiedene Faktoren sind entscheidend, um die Akzeptanz des Intranets bei den Mitarbeitern zu erreichen und ihnen die Arbeit damit so übersichtlich, effektiv und komfortabel wie möglich zu gestalten. Denn ohne eine positive Nutzererfahrung kann sich keine noch so gute Digital Workplace-Strategie durchsetzen. In diesem Blogpost erfährst du, welche vier Erfolgsfaktoren du dabei beachten solltest und welche Funktionen dir Beezy als Add-on für SharePoint und Office 365 dafür bietet.
Welche Faktoren sind für einen erfolgreichen Digital Workplace entscheidend?
Ein erfolgreicher Digital Workplace sollte auf vier unterschiedlichen Säulen basieren:
Dafür, dass diese vier Säulen ineinandergreifen, ein einheitliches Ganzes und somit eine attraktive Arbeitsumgebung bilden, sorgen Add-ons wie Beezy. Als Ergänzung zu SharePoint On-Premises und Online (Office 365) in der Standard-Version stellen sie sicher, dass der Digital Workplace mit all seinen Funktionen weniger komplex und besser aufeinander abgestimmt ist.
Im Folgenden erfährst du, wieso die vier Säulen so wichtig sind und welche Funktionen Beezy in punkto Kollaboration, Kommunikation, Wissen und Prozesse bereithält.
1. Kollaboration:
Die digitale Kollaboration steht bei jedem modernen Digital Workplace im Fokus. Alle Mitarbeiter sollten in die Lage versetzt werden, effektiv zusammenzuarbeiten, egal wo sich ihre Teammitglieder befinden.
Beezy bietet dafür einen übersichtlichen, persönlichen Newsfeed (den „Activity Stream“), mit dem Nutzer jederzeit den Überblick über ihre anstehenden Aufgaben und wichtige Firmennews behalten. Über die sogenannte ShareBox können sie verschiedenste Arten von Content direkt von der Startseite aus mit ihren Kollegen teilen und sie dadurch stets auf dem aktuellsten Stand halten. Zudem bilden die Beezy Communities einen zentralen Ort für die Kollaboration innerhalb von Teams. Hier können Mitarbeiter gemeinsam an unterschiedlichen Projekten arbeiten, Daten ablegen oder sich gegenseitig Tasks zuweisen. Dank einer App für iOS und Android ermöglicht Beezy darüber hinaus die Nutzung von unterwegs.
2. Kommunikation:
Sowohl analog als auch digital ist eine funktionierende Kommunikation die Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit. In vielen Unternehmen sind stattdessen jedoch überquellende Mail-Postfächer die Realität. Eine reibungslose interne Kommunikation lässt sich dabei kaum gewährleisten. Der Digital Workplace schafft hier Abhilfe, indem er unter anderem Social Media-Elemente zur Verfügung stellt, die die Kommunikation erleichtern und Informationen ansprechend und zielgerichtet vermitteln.
Auch bei Beezy hat die Kommunikation eine hohe Priorität. Nutzer erhalten eine Plattform, um Inhalte ansprechend aufzubereiten und zur richtigen Zeit an die passenden Empfänger auf den entsprechenden Endgeräten auszuspielen. Eine wichtige Rolle spielt dabei erneut die ShareBox, mit der unter anderem Umfragen erstellt oder Informationen zu Events geteilt werden können. Auch die Option zum Verfassen von Blogbeiträgen oder Newslettern gehört zum Funktionsumfang von Beezy. Die interne Kommunikation wird dadurch modern und ansprechend gestaltet.
3. Wissen:
Wissen ist eine wertvolle Ressource in jedem Unternehmen, bei der es gilt, sie zentral zu speichern und für jeden Mitarbeiter zugänglich zu machen. So profitieren Unternehmen langfristig davon und zeitaufwändige Suchen werden vermieden.
Bei Beezy kann Wissen dank eines einheitlichen Taxonomie-Systems während der täglichen Arbeit zentral gespeichert und abgerufen werden. Features wie beispielsweise Gamification Tools bringen die Mitarbeiter dazu, ihre Skills und Expertise auf den persönlichen Profilen zu vermerken. Anschließend können andere User sie über den Expertenfinder als die richtigen Fachleute für ihr Anliegen identifizieren und wiederum von ihrem Wissen profitieren.
4. Prozesse:
Komplexe Geschäftsprozesse abzubilden, ist für den Digital Workplace oftmals eine Herausforderung. Nicht oder nur unzureichend miteinander verbundene Tools führen dabei häufig zu Frustration beim Nutzer. Denn oftmals kann er nicht direkt auf die richtige Anwendung zugreifen, sondern muss zuerst die Oberfläche wechseln. Ein moderner digitaler Arbeitsplatz sollte stattdessen einen Hub bilden, durch den der User ungehindert navigieren kann.
Beezy berücksichtigt dies und ermöglicht eine nahtlose Eingliederung von Geschäftsprozessen in eine moderne User Experience. Drittanbieter-Tools wie beispielsweise Nintex können integriert und per Beezy Chatbot oder direkt im persönlichen Activity Stream eingebunden werden. Auch die Integration von Skype for Business, Outlook und anderen Anwendungen ist möglich. So wird eine einheitliche Oberfläche für den User geschaffen, mit der er effizienter arbeiten kann.
Fazit:
Mit einem Digital Workplace, der auf den vier Säulen Kollaboration, Kommunikation, Wissen und Prozesse beruht und die verschiedenen Bereiche zudem sinnvoll verknüpft, sind Unternehmen in der modernen Arbeitswelt gut aufgestellt. Das Fundament dieser Säulen bildet eine gute und moderne User Experience, um sicherzustellen, dass der Nutzer die vielfältigen Funktionen des Digital Workplace versteht und anwendet. Beezy bietet diese positive Nutzererfahrung und wurde dafür unter anderem von ClearBox als „Best Digital Workplace Choice 2019“ ausgezeichnet.
Falls auch du einen Digital Workplace oder den Relaunch deines bestehenden Intranets planst, wende dich gern an uns. Unsere Experten beraten dich im ersten Schritt kostenfrei zu einer breiten Auswahl an Technologien und übernehmen für dich nicht nur die Umsetzung, sondern auch die Change Communication und anschließende Betreuung.
