Ihr Intranet-Relaunch steht an und Ihnen stehen die Schweißperlen auf der Stirn? Keine Angst: Mit einem initialen Workshop können die größten Hürden und Fragezeichen bereits beseitigt und der Weg zu einer erfolgreichen internen Plattform geebnet werden. In unserer Themenreihe Social Intranet erfahren Sie heute alles rund um den Kickoff-Workshop.
Ein erfolgreiches Social Intranet braucht gute Planung und eine Agenda. Vor einem Intranet-Launch bringt ein Workshop alle wichtigen Interessensgruppen innerhalb Ihres Unternehmens an einen Tisch. Wenn möglich, begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer auf maximal sieben Beteiligte. So gewährleisten Sie einen konstruktiven Austausch, in dem jeder die Möglichkeit hat, zu Wort zu kommen. Als projektleitende Person sorgen Sie im Vorfeld dafür, alle wichtigen Teilnehmer zusammenzutrommeln. Diese können zum Beispiel aus den folgenden Abteilungen kommen:
- Geschäftsführung
- Mittleres Management
- Unternehmenskommunikation
- Organisationsentwicklung
- Human Resources
- IT
- Sales & Außendienst
- Produktion / Engineering
- Betriebsrat
Wer genau teilnimmt, ist von der Situation abhängig, Teilnehmer aus der IT sollten aber in jeden Fall dabei sein. Die Teilnehmer des Workshops bilden auch im weiteren Projektverlauf das Kernteam, alle weiteren Stakeholder sollten gut informiert, aber nicht ständig involviert sein.
Social Intranet und Digital Workplace: Warum ein Workshop so wichtig ist
Der Workshop schafft nicht nur eine gemeinsame Arbeitsgrundlage und die Möglichkeit zum Austausch, sondern hält auch die gemeinsam erarbeitete Vision fest. Auf diese Weise wird die Vorstellung vom Projektvorhaben deutlich und der Rahmen des gesamten Vorhabens wird gemeinsam beschlossen. Ein Workshop stellt für beide Seiten, Unternehmen und Agentur, eine wichtige Basis für die valide Kostenschätzung dar. Darüber hinaus können Sie gemeinsam mit Ihrer Digitalagentur eine belastbare Zeitplanung erarbeiten. So entstehen Milestones, Zieltermine und gegebenenfalls eine Release-Planung. Je nach Größenordnung des Digital Workplace Projekts nehmen Workshops ein bis zwei Tage in Anspruch.
Das erwartet Sie in einem Social Intranet Workshop
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir den aktuellen Status Quo Ihrer internen Kommunikation und durchleuchten Ihr bestehendes Intranet. In Zusammenarbeit klären wir, welche Zielgruppen Sie mit der neuen internen Plattform ansprechen möchten und welche Ziele Sie damit verfolgen. Die Erstellung von User Journeys ist ein hilfreiches Werkzeug, um Ihre Nutzer zu verstehen und Ihnen das zu geben, was sie benötigen. Im Workshop entstehen User Journeys zu den wichtigsten Zielgruppen und Stakeholdern innerhalb Ihres Unternehmens.
Aus dem ermittelten Bedarf von Nutzern und Stakeholdern werden im nächsten Schritt inhaltliche und funktionale Anforderungen abgeleitet – der Scope des Projekts. Dieser hilft bei der anschließenden Erarbeitung der Roadmap und der Projektorganisation. Im Anschluss an den Workshop kann auf dieser Basis auch eine valide Kostenschätzung erstellt werden.
Je nach Bedarf können in einem Workshop darüber hinaus folgende Punkte geklärt werden:
- Redaktion / Governance
- Content Migration
- Technologien
- Kampagnen (Change Communication)
Paper Prototyping und Card Sorting als Methodenstandards
Das Herzstück des Workshops bildet das Paper Prototyping und Card Sorting. Im Card Sorting bilden die Workshop-Teilnehmer eine erste Struktur des neuen Social Intranets. Beim Paper Prototyping wird gemeinsam am konkreten Entwurf des Layouts gearbeitet. Und so funktioniert’s:
Paper Prototyping
Egal ob Post-It’s, Zettel oder Pappe: Beim Paper Prototyping entsteht die konkrete Vision vom neuen Social Intranet. Sie simulieren die geplante Nutzeroberfläche mit Hilfe von Papier, Schere und Filzstift. In den meisten Fällen greifen wir auf ein eigens dafür vorbereitetes Set von Schablonen zurück. Die Entwürfe entstehen in Teamarbeit und werden auf einem Tisch ausgelegt.
Ganz wichtig hierbei: Experimentierfreude. Das Paper Prototyping ermöglicht einen hochflexiblen kreativen Entstehungsprozess. Es wird ausgiebig diskutiert und modifiziert bis sich alle Beteiligten auf ein Layout einigen. Durch Fotos wird das so entstandene Ergebnis festgehalten und kann nach dem Workshop problemlos in das Design gegeben werden.
Card Sorting
Doch nicht nur das Layout ist wichtig, sondern auch die Sitemap: Im Card Sorting wird die Navigationsstruktur des neuen Intranets festgelegt. Zuerst werden alle relevanten Inhalte gesammelt und benannt, die zukünftig über die Navigation erreichbar sein sollen. Dabei wird der Bedarf der nicht anwesender Stakeholder und Nutzer berücksichtigt, der zuvor in Interviews, Umfragen und Gesprächen ermittelt wurde. Anschließend werden in einer gemeinsamen Diskussion Inhalte sortiert, gruppiert, ergänzt oder verworfen. Im Team kann so entschieden werden, an welchem Ort welche Inhalte verankert sind. Die Teilnehmer schreiben mögliche Navigationspunkte auf Karten und testen verschiedene Möglichkeiten der Anordnung und Gruppierung. Auch bei dieser Methodik werden die Arbeitsergebnisse auf Fotos festgehalten.
Fazit
Alle Beschlüsse des Kernteams werden in einer einzigen Session gesammelt und festgehalten. Durch den gemeinsamen Dialog und die flexiblen Methodiken kann im Rahmen des Workshops genau das Ergebnis entstehen, das alle Teilnehmer zufriedenstellt. Dies ist im normalen Unternehmensalltag sonst kaum möglich und meist sehr langwierig und mühsam. Sie planen momentan Ihren Digital Workplace oder das Social Intranet? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gern.
