Du planst einen Intranet-Relaunch und rechnest mit gemischten Reaktionen deiner Mitarbeiter? Zu Recht – schließlich sind Menschen bekanntlich Gewohnheitstiere und Veränderungen gegenüber erstmal skeptisch. Der Erfolg des neuen Intranets ist jedoch maßgeblich auf die Unterstützung deiner Mitarbeiter angewiesen. Wie du deren Support erhältst? Das Zauberwort heißt Change Communication! Was genau das für dich bedeutet? Das erklären wir dir hier. Ebenfalls erfährst du, wie du mit Change Communication alle Beteiligten in deinem Unternehmen von einem Digital Workplace nachhaltig überzeugst.
Veränderungen organisieren mit Change Management
Veränderungen sind unvermeidbar. Globalisierung und Digitalisierung schreiten in einem rasanten Tempo fort und treiben Innovationen voran. Um hier mithalten zu können, muss dein Unternehmen ständig Abläufe, Produkte, Dienstleistungen und auch die externe sowie interne Kommunikation überdenken und neu aufstellen. Regelmäßig werden Entscheidungen getroffen, kommuniziert und durchgesetzt. Entwicklung ist notwendig, soll aber möglichst unkompliziert ablaufen. Das gelingt dank Change Management. Damit ist das planvolle Management von Veränderungsprozessen von einem Ausgangszustand hin zu einem Zielzustand gemeint.
Die zentrale Aufgabe von Change Management ist es, strategisch in Anpassungsprozesse einzugreifen. Dazu sind unterschiedliche Methoden nötig, beispielsweise eine Organisation- und Prozessanalyse, ein Kommunikationsmanagement und ein Bewertungskatalog. Auf diese Weise passen sich Prozesse, Entscheidungen, Strukturen und möglicherweise auch tieferliegende Strategien deines Unternehmens laufend an Veränderungen an. Das stärkt nicht nur deine eigene Marktposition, sondern auch das Vertrauen deiner Angestellten in das Unternehmen. Allerdings scheitern angestoßene Change Projekte häufig. Wie kann das sein?
Gute Gründe für Change Communication
Selten werden Mitarbeiter im Voraus gründlich über Änderungen informiert. Somit wissen sie nicht, was auf sie zukommt und werden oft vor vollendete Tatsachen gestellt. Das kann die Betroffenen schnell überfordern. Ebenso befürchten sie durch ein neues Intranet oft einen deutlichen Mehraufwand und zusätzliche Komplikationen. Diese Skepsis kann sich schnell zur fehlenden Akzeptanz oder gar Widerstand gegenüber einem Digital Workplace entwickeln.
Das passiert, sobald die Führungsabteilung oder Einzelpersonen einen Intranet-Relaunch allein beschließen und das Personal nicht einbezogen wird. Doch ein gelungener Digital Workplace ist auf die Unterstützung der Menschen angewiesen, die ihn im Berufsalltag nutzen sollen. Somit ist der wichtigste Erfolgsfaktor deines Intranets die Akzeptanz deiner Mitarbeiter. Insofern empfiehlt es sich, sie frühzeitig über den Change Prozess zu informieren und zu involvieren - mit Change Communication.
Was ist Change Communication?
Change Communication bezeichnet ein Kommunikations- und Verhaltensmanagement, mit dessen Hilfe Strategien und Strukturen an wechselnde Rahmenbedingungen angepasst werden. In erster Linie informiert Veränderungskommunikation deine Mitarbeiter frühzeitig über einen Intranet-Relaunch und schafft Transparenz. Zudem konzentriert sich Change Communication auf die Emotionen deiner Mitarbeiter (z.B. Unsicherheit, Sorge, Widerstand), die sich im Zuge des Change Prozesses äußern können. Demnach spielt sich Begleitkommunikation auf mindestens drei Ebenen ab:
- Die informative Ebene: Was passiert überhaupt?
- Die edukative Ebene: Was bedeutet das für die relevanten Zielgruppen?
- Die emotionale Ebene: Was fühlen die Betroffenen?
Generell ist das Ziel in der Change Communication, jederzeit die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter und Betroffenen bei der Umsetzung eines Intranet-Relaunches zu berücksichtigen und darauf einzugehen. Die Kommunikation wird an die verschiedenen Bedürfnisse angepasst, um weitestgehend Unsicherheiten zu minimieren und Zugehörigkeit zu schaffen. Schlussendlich strebt die Begleitkommunikation an, möglichst viele aktive Mitstreiter für Intranet-Projekt zu gewinnen.
How to: Change Communication bei einem Intranet-Relaunch
Im Change Prozess sollen die Beteiligten selbst handeln. Dafür müssen alle Akteure zunächst die Änderung akzeptieren und davon überzeugt sein. Ein entscheidender Ansatz von Change Communication ist daher, eine Unternehmenskultur zu fördern, die Entwicklung und Dynamik positiv bewertet. Auf diese Weise wird ein gelaunchtes Intranet als neue Chance und nicht als Hindernis wahrgenommen. Zusätzlich nutzt Change Communication verschiedene Medien und Formate. Dazu zählen zum Beispiel ein Countdown zum Livegang, ein E-Mail-Newsletter oder eine Guided-Tour per Video, die deine Mitarbeiter bereits im Vorfeld schrittweise über Funktionen und Mehrwerte des neuen Intranets informieren.
Der Grund für den Einsatz vielfältiger Medien sind die verschiedenen Altersgruppen mit unterschiedlichem Nutzerverhalten in deinem Unternehmen. Manche bevorzugen einen gedruckten Flyer, andere Videos oder digitalen Text als Informationsquelle. So verhält es sich auch mit der Darstellungsweise der Informationen in den jeweiligen Medien: Text mit wenig Bildern oder viele Bilder mit wenig Text funktioniert nicht bei jedermann. Folglich ist es ratsam, Change Communication vielseitig und kreativ zu gestalten, um tatsächlich jeden einzelnen Mitarbeiter zu überzeugen.
Fazit
Mit Change Communication begleitest du einen Intranet-Relaunch strategisch und begeisterst somit möglichst viele Mitarbeiter von einem Digital Workplace. Leider wird Kommunikation häufig unterschätzt und nur als Nebensache betrachtet. Dabei ist eine gelungene Begleitkommunikation dafür entscheidend, ob der Digital Workplace in deinem Unternehmen gelingt. Infolgedessen sollte Change Communication von Beginn an ein wesentlicher Bestandteil sein. Falls du einen Intranet- Relaunch planst oder Unterstützung im Bereich Change Management bzw. Change Communication benötigst, wende dich an uns! Wir beraten dich gerne unverbindlich zu deinen Möglichkeiten.
