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Office 365 Hub Sites: Die Wunderwaffe für Ihr Unternehmen?

von sunzinet

Sich austauschen, zusammenarbeiten, zentral News veröffentlichen: All das und noch mehr ist mit SharePoint schon länger möglich. Vor kurzem hat Microsoft auch bei der Struktur nochmal nachgebessert. Mit den Office 365 Hub Sites steht Unternehmen nun ein weiteres Puzzleteil für eine übersichtliche und teamorientierte Kommunikationsplattform zur Verfügung. Wir zeigen Ihnen, was die neue Evolutionsstufe von SharePoint für Sie bereithält und warum Sie Ihnen das Leben leichter machen wird.

Die Grundlagen: Vom klassischen SharePoint zu SharePoint Modern

Microsoft ist ständig dabei, seine Intranet-Lösung SharePoint weiter zu entwickeln. Bei der klassischen Version, die insgesamt 15 Jahre auf dem Markt war, gab es beispielsweise im Hinblick auf Design, Navigation und Content Management noch Verbesserungspotenzial. 2016 brachte Microsoft schließlich eine neue SharePoint-Version, die sogenannte Modern Experience, heraus und wartete dabei mit vielen Verbesserungen auf. Als Teil des Office 365-Toolsets bietet die neue Version ein attraktiveres Design und hat an Nutzerfreundlichkeit um einiges dazu gewonnen. In SharePoint Modern können leicht Teamsites zur Kollaboration in kleinen Gremien oder Communication Sites zur Weitergabe von Informationen an alle Mitarbeiter angelegt werden.

Hub Sites schaffen übersichtliche Struktur

Der nächste große Wurf folgte Anfang 2018, als Microsoft die sogenannten Hub Sites präsentierte. Für eine bessere Struktur ist es mit diesem Feature nun möglich, mehrere Teamsites unter einer Navigation zu vereinen. Dabei gibt es eine übergeordnete Hub Site, an die zusätzliche Sites angeschlossen werden können. In einem Unternehmen kann es nun jeweils mehrere Hubs (z.B. für unterschiedliche Teams) geben. Darunter sind wiederum verschiedene Communication Sites und Team Sites gruppiert, deren Inhalte zentral zusammenlaufen. Die strukturelle Entwicklung von SharePoint Modern hin zum Hub Site Intranet illustrieren die folgenden Grafiken.

Von der Einstiegs-Teamsite (Intranet Home) wird auf weitere Teamsites (HR und QS) verlinkt. Zusätzlich gibt es einen Topf an personalisierten Gremienseiten (in blau).

 

Grafik zur Struktur des Hubsite Intranets. Im Hub Site Intranet gibt es nun die Möglichkeit, mehrere der Teamsites (Intranet Home, HR, QS) unter einer Navigation zu vereinen. Im Beispiel ist Intranet Home die übergeordnete Hub Site und HR und QS sind angeschlossene Sites.

 

Wie ist eine Hub Site aufgebaut?

Eine Hub Site hat ein bestimmtes Design, eine Startseite und ein Menü, das manuell beliebig aufgebaut werden kann. Jede Seite, die in die Hub Site eingeklinkt wird (im Beispiel oben etwa HR), erbt anschließend auch ihr Design und Menü. Zudem können Inhalte aus angeschlossenen Seiten, wie News, in die Sammlung der übergeordneten Hub Site mit einlaufen. Welche Inhalte in dieser Übersicht angezeigt werden sollen, bestimmt jeweils der Administrator.

Übersicht der News im Hub Site Intranet Die News aus den angeschlossenen Hub Sites laufen in die Sammlung der übergeordneten Seite ein.

Auch weitere Team- oder Communication Sites zu einem bestehenden Hub hinzu zu fügen, ist kein Problem. Sie erben ebenfalls Menü und Design der übergeordneten Site und füttern den News-Kanal. So lassen sich vormals lose gestrickte Seiten zu einem Intranet zusammenfassen.

Die Suche im Intranet ist intelligent gelöst: Der Nutzer kann entweder den Hub selbst bzw. eine seiner Unterseiten durchsuchen oder über einen Klick Ergebnisse aus der gesamten Organisation mit einbeziehen.

Fazit: Diese Vorteile bieten die neuen SharePoint Hub Sites Ihrem Unternehmen

Mit den Hub Sites hält Microsoft ein wichtiges Puzzleteil für eine übersichtliche und teamorientierte Kommunikationsplattform bereit. Das zukunftsfähige Out-of-the-box Tool erfordert keine aufwändige Entwicklung, sondern kann mittels einer Lizenz erworben und direkt eingesetzt werden. Auch das Editing sowie die mobile Ansicht sind gut gelöst. Besonders für Firmen mit vielen Werksmitarbeitern ist zudem die starke Verbindung zu Microsoft Teams vorteilhaft. Über die Applikation können Mitarbeiter sich nicht nur in Chat-Kanälen mit Kollegen austauschen, sondern auch auf die Inhalte all ihrer Teamsites zugreifen.

Nach wie vor besteht noch Verbesserungspotenzial. So ist etwa der Aufbau des Hub Menüs derzeit noch aufwändig und die Optionen für das Design sind begrenzt. Auch für Mehrsprachigkeit und zur Vermeidung von Wildwuchs muss Microsoft noch Lösungen präsentieren. Das Software-Unternehmen entwickelt SharePoint jedoch stetig weiter und geht die bestehenden Schwächen aktiv an.

Sie haben noch offene Fragen und möchten sich zu den SharePoint Hub Sites beraten lassen? Dann wenden Sie sich an uns! Unsere Experten haben in zahlreichen Projekten umfangreiche Erfahrungen in allen SharePoint-Disziplinen gesammelt. Kontaktieren Sie uns jetzt!

Tags: Technologie & Software, Intranet, Extranet, Digital Workplace