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Interview mit Omnia: Die „out of the box“-Lösung für deinen digitalen Arbeitsplatz

von SUNZINET

Omnia fördert als Add-on für Microsoft 365 und SharePoint  eine besondere Performance in der Cloud: Es ist sowohl kompatibel mit SharePoint Online als auch mit allen On-Premises-Versionen und verfügt außerdem über eine einfache Bedienbarkeit. Das Tool aus Schweden erfreut sich auch in Deutschland großer Beliebtheit und wurde 2020 im ClearBox-Ranking 2020 erneut mit dem Titel „Intranet Choice Europe“ als eines der besten Intranet-Produkte für Sharepoint und Microsoft 365 ausgezeichnet.

Wir haben dem Omnia Product Offering Lead, Anders Fagerlund, Fragen zu den aktuellen Herausforderungen des Digital Workplace sowie den spannenden Omnia-Features gestellt: Wie passt du deinen digitalen Arbeitsplatz an die Anforderungen deines Unternehmens optimal an? Wie steigerst du mit Omnia aktiv das Mitarbeiterengagement sowie die Benutzerzufriedenheit? Und welche Möglichkeiten gibt es, langfristig dein Governance-Konzept zu stärken? Seine Antworten dazu findest du in diesem Interview:

sunzinet: Was verbirgt sich hinter dem Namen „Omnia“?

Anders Fagerlund: Das Wort Omnia hat seine Wurzeln in der arabischen und lateinischen Sprache. Es bedeutet in etwa „Wunsch“ oder „vollkommen“.

sunzinet: Mit rund 250 Kunden seid ihr inzwischen ein alter Hase bei der Etablierung eines digitalen Arbeitsplatzes. Was sind dabei typische Herausforderungen und wie löst ihr sie?

Anders Fagerlund: Wir unterstützen mit Omnia den gesamten digitalen Arbeitsplatz sowie auch Einzellösungen. Diese können sehr vielfältig sein: Die Palette reicht von internen Kommunikationslösungen über Managementsysteme für Qualität oder Informationssicherheit bis hin zur Integration von internen und externen Anwendungen.

Für Unternehmen, die ihr Geschäft durch die aktive Nutzung und Optimierung des digitalen Arbeitsplatzes verbessern möchten, ist Omnia das beste „out of the box“-Produkt. Warum? Weil Unternehmen damit eine maßgeschneiderte Lösung erhalten, die auf Standardprodukten aufbaut. Auf diese Weise sichern sie sich risikoarme Projekte und eine kosteneffiziente Wartung. Zusätzlich fördert die Lösung aktiv das Mitarbeiterengagement.

sunzinet: Welche Schritte sollten Unternehmen deiner Meinung nach bei einem Einführungsprozess des digitalen Arbeitsplatzes berücksichtigen?

Anders Fagerlund: Zur erfolgreichen Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes empfehlen wir Unternehmen, sich auf die stetigen Verbesserungen der technischen Lösungen zu konzentrieren - mit dem Ziel, eine optimale Benutzerzufriedenheit und -akzeptanz zu gewährleisten!  Denn eine nachhaltige Lösung baut auf einem starken Governance-Konzept auf, das neben Informationsrichtlinien und definierten Lebenszyklen auch die Überwachung von Inhalt und Nutzung erfasst.

Ein gutes Beispiel dazu ist unser Kunde Stadt Malmö (Schweden), der kürzlich den Digital Workplace of the Year Award for User Engagement gewann. Das Besondere bei diesem digitalen Arbeitsplatz ist der Einsatz verschiedener Tools. Damit gelang es, bereits während der Implementierung die Mitarbeiter der Stadt Malmö im Prozess mit einzubeziehen. Zusätzlich trägt hier eine Wirkungskarte zum Verständnis des Benutzerverhaltens bei. Die Mitarbeiter können sich außerdem im Digital Café virtuell und in entspannter Atmosphäre untereinander austauschen. Mit diesen Tools hat die Stadt Malmö ihren digitalen Arbeitsplatz so gestaltet, dass die Endnutzer ihn optimal nutzen können.

sunzinet: Mobile first – gilt dieser Leitsatz auch für das Omnia-Konzept? Und durch welche Besonderheiten begeistert die mobile Lösung eure Kunden?

Anders Fagerlund: Mit vollständig reaktionsfähigen Seitenlayouts lässt Omnia den digitalen Arbeitsplatz auf allen Geräten gut aussehen – vom Mobiltelefon bis hin zur großen Anzeigetafel! Das ermöglichen wir durch gerätespezifische Einstellungen im Produkt – somit können wir jede Lösung passgenau auf die Anforderungen des Unternehmens abstimmen.

Mit einer mobilen App für Android und iOS ermöglichen wir außerdem mobiles und somit ortsunabhängiges Arbeiten. Zusätzlich kann mit Omnia auch die Microsoft Teams App problemlos eingesetzt werden. Dadurch haben Mitarbeiter über die Teams App ebenfalls Zugriff auf wichtige Informationen und Ressourcen.

sunzinet: Wie bereichert Omnia die interne Kommunikation bei unvorhergesehenen Ereignissen, zum Beispiel während der jüngsten Pandemie-Situation?

Anders Fagerlund: Einige unserer Kunden führten zu Beginn der Pandemie  mit Hilfe von Omnia sehr schnell effektive Krisenkommunikationslösungen ein. Dabei haben sie sich entweder für eine Krisenrubrik im Intranet oder eine ausgelagerte Krisenportallösung entschieden. Beide Features umfassen unter anderem die Möglichkeit, wichtige Neuigkeiten oder Richtlinien für alle Mitarbeiter schnell zugänglich zu machen. Dabei sind sie für den Endbenutzer leicht zu finden und zu navigieren.

Die meisten Krisenkommunikationslösungen umfassen zudem unsere mobile App: Damit können Push-Benachrichtigungen verschickt und zugleich Lesebestätigungen angefordert werden. So erreichen wichtige Nachrichten aus dem Unternehmen sofort alle Mitarbeiter – das ist gerade während einer Pandemie sehr wichtig. Selbstverständlich unterstützt unsere App auch das produktive Arbeiten im Home-Office.

sunzinet: Welche vier „out of the box“ – Lösungen waren bis jetzt besonders innovativ und spannend?

Anders Fagerlund: Gute Frage! Bei der großen Auswahl fällt mir die Antwort darauf wirklich nicht leicht. Wie ich bereits erwähnt habe, ist die benutzerfreundliche Lösung der preisgekrönten Stadt Malmö sehr innovativ. Sie wurde auch bereits bei einigen namhaften Digital Workplace-Konferenzen vorgestellt. Unsere „out of the box“ – Lösung für den Konzern Axfood ist ebenfalls sehr spannend: Sie integriert mehrere Geschäftsbereiche des Lebensmitteleinzelhändlers mit unterschiedlicher Navigation, unterschiedlichem Branding und Inhalt. Und für das französische Marktforschungsunternehmen Ipsos haben wir eine mehrsprachige Lösung umgesetzt, um es als globales Unternehmen in der internen Kommunikation zu unterstützen. Dagegen benutzt der Konzern Österreichische Bundesbahnen unsere innovative On Premise-Lösung. Das unterstützt die Bereitstellung umfassender Mobilitätsdienstleistungen. Es gibt aber noch viele weitere Unternehmen, deren "out of the box“-Lösungen ebenfalls innovativ und spannend sind.

sunzinet: Auf welche Neuheiten dürfen sich begeisterte Omnia-Nutzer demnächst freuen?

Anders Fagerlund: Unsere Nutzer dürfen sich auf so einiges freuen! Beispielsweise werden wir mit einer verbesserten Integration in Microsoft Teams die Implementierung von Omnia-Lösungen in den Team-Client erleichtern – sowohl im gesamten Intranet als auch in ausgewählten Features. Ergänzend dazu ermöglichen unsere neuen Features eine stärkere Governance für die in Microsoft Teams erstellten Kollaborationsteams. Darüber hinaus haben wir das Lebenszyklusmanagement für Webseiten verbessert und neue Dashboards zur Überwachung von Inhalt sowie Nutzung eingeführt. Damit verbessern wir nachhaltig das Governance-Konzept in Omnia. Viele Unternehmen haben uns außerdem nach einem Feature für Newsletter angefragt, um aktuelle Nachrichtenartikel an ausgewählte Zielgruppen verschicken zu können.

Abschließend möchten wir unseren neuen Omnia-Support erwähnen: Wir unterstützen momentan aktiv Unternehmen bei der Einrichtung ihres Intranets oder Portals, für das sie kein Microsoft 365-Konto benötigen. Stattdessen werden die Endnutzer anhand ihrer Telefonnummer sicher authentifiziert. Somit können sie auf den gleichen Inhalt wie Microsoft 365-Benutzer zugreifen!

Vielen Dank für das Gespräch.

Tags: Intranet, Extranet, Digital Workplace