Der Kantinenplan als PDF und der Urlaubsantrag in Excel: So sieht in manchen Unternehmen, auch im Jahr 2017, noch immer das Intranet aus. Der Nutzen von sozialen und interaktiven Komponenten wird viel zu häufig unterschätzt. Auf diese Weise verschenken Unternehmen jedes Jahr Potenziale in Millionenhöhe. Unsere Checkliste zeigt, wie die Einführung eines Social Intranets gelingt.
Überblick
Ein Intranet ist das perfekte Tool für Wissensmanagement und die interne Kommunikation in Unternehmen – vorausgesetzt es wird richtig eingesetzt. Auf den Punkt gebracht: Ein Intranet ist eine interne Webseite, die deinen Mitarbeitern hilft, ihre tägliche Arbeit zu erledigen. Das Social Intranet erweitert die klassische Variante um soziale Funktionen, sodass sich alle Mitarbeiter einfach vernetzen und Inhalte erstellen können. Es gibt nicht mehr nur eine zentrale Redaktion, sondern deine Mitarbeiter werden zu Autoren und aktiven Teilnehmern.
Vom Intranet zum Digital Workplace
Das Intranet ist mehr als ein digitalisiertes Schwarzes Brett: Die Kernaufgaben des Intranets liegen darin, deinen Mitarbeitern Information, Orientierung, Motivation und Identifikation zu bieten. Die Kollaboration in Teamräumen und der effektivere Informationsfluss sind nur einige der vielen Vorteile, die ein Social Intranet deinem Unternehmen bietet. Dadurch entwickelt sich das Intranet immer stärker zum Digital Workplace. Ein wichtiger Nebeneffekt ist die signifikante Verringerung des E-Mail-Aufkommens. Durch bessere Suchergebnisse werden schnelle Problemlösungen gefunden.
Social Intranet: Herausforderungen meistern und Mehrwert schaffen
Social Media ist grundsätzlich ein technologie-getriebener Trend. Die Herausforderungen eines Social Intranets sind meist jedoch keine technischen, sondern vielmehr kultureller Natur. Wie bekomme ich meine Mitarbeiter motiviert, Wissen zu teilen und sich untereinander zu vernetzen? Auch technische Fragen solltest du vorab klären: Mitarbeiter nutzen in der Freizeit das mobile Internet und möchten dieselbe Nutzererfahrung auch am Arbeitsplatz haben. Bietest du das Intranet auch endgeräteunabhängig an. Cloud oder On Premise? Wir identifizieren zusammen mit dir die genauen Anforderungen und finden die passende technische Basis. Die Microsoft-Plattform SharePoint ist ein leistungsstarkes System, das höchste Flexibilität und einen großen Funktionsumfang für alle Branchen und Unternehmensgrößen bietet.
Checkliste 10 Tipps zur Einführung deines Social Intranets
1. Ermittle konkrete Anwendungsfälle
Bevor du ein Intranet etablierst, solltet du dich auf den konkreten Zweck konzentrieren: Was brauchen meine Mitarbeiter wirklich und in welchen Fällen benötigen sie welchen Support? Finde konkrete Prozesse und Vorgänge, die sich mit Social Media optimieren lassen. Eine schwammige Formulierung wie „Wir vernetzen alle Mitarbeiter“ ist kein Anwendungsfall.
2. Entwickle eine angemessene Intranet Strategie
Ohne Strategie geht nix: Kläre Ziel, Umfang und Nutzen der geplanten Intranet-Initiativen. Finde eine Strategie, die zum Unternehmen passt und erstelle daraufhin einen mehrstufigen Entwicklungsplan.
3. Hole das Management ins Boot
Sorge für die Unterstützung durch das Management und lasse dir die definierte Intranet-Strategie am Ende unterschreiben.
4. Erstelle Richtlinien
Liefere genaue Vorgaben für den Umgang miteinander in einer Social Media Policy. Beteilige dich moderierend oder organisiere die Moderation. Habe keine Angst vor Vandalismus: Ein Social Intranet lebt von der Beteiligung der Mitarbeiter und erfordert immer ein bisschen Mut. Arbeite mit Klarnamen und automatischem Login (SSO).
5. Nutze vorhandene Potenziale
Du musst das Rad nicht immer neu erfinden. In jedem Unternehmen gibt es gewachsene Strukturen oder funktionierende Mitarbeiter-Initiativen. Baue darauf auf, suche das Gespräch und schaffe so Raum für echte Mitgestaltung.
6. Involviere die IT frühzeitig
Die Technikabteilung ist dein Freund: Involviere die IT früh genug in die Strategie, stelle klare Anforderungen und kläre das Thema „Ownership“.
7. Verbinde bestehende Systeme
Etablierte Medien, Prozesse und Gewohnheiten sollten nicht auf Teufel komm raus unterbunden oder eliminiert werden. Nutze die bestehenden Systeme, wo immer es geht.
8. Bleibe agil
Starte frühe Piloten und teile komplexe Vorhaben in Phasen auf. So kannst du das Konzept durch Erfahrungen anreichern und stetig optimieren. Den Austausch mit deinen Fokusgruppen regelst du im Idealfall über das Netzwerk selbst.
9. Biete eine hohe User Experience
Eine Plattform muss nicht nur funktionieren, auch die Bedienung soll Spaß machen! Sorge für ein modernes, ansprechendes und klares Design. Höchste Anforderungen an die Usability und eine gute Performance sind dabei ein Muss.
10.Denke in Kampagnen
Der häufigste Fehler, der in Enterprise 2.0-Projekten begangen wird, ist die fehlende kommunikative Begleitung. Starte am besten schon vor dem Launch eine Kampagne, die deinen Mitarbeitern das neue Intranet näher bringt. Organisiere Schulungen und erzähle kanalübergreifend von den erzielten Erfolgen dieser Initiativen.
Fazit
Die Etablierung eines Social Intranets ist ein komplexes Projekt in der Change-Kommunikation. Unsere Checkliste dient als erster Leitfaden für die Einführung einer neuen internen Kommunikationsplattform in deinem Unternehmen. SUNZINET ist hierfür der richtige Partner: Wir bieten nicht nur Beratung, sondern auch die passende Konzeption und technische Realisierung in einem umfangreichen Servicepaket für nachhaltigen Erfolg. Nimm jetzt Kontakt zu uns auf.
In unserer Intranet-Themenreihe erfährst du im nächsten Teil alles zum Thema Workshops.
